Een introductie tot BI: Alles wat je erover wilt weten

 

Wellicht heb je de term BI al eens voorbij horen komen of misschien heb je écht nog geen idee waar we over schrijven. Dat maakt helemaal niets uit, want in deze blog stellen we je graag voor aan de term en betekenis van BI, ofwel Business Intelligence. Wat is Business Intelligence? Hoe kan je het inzetten bij jou op de werkvloer? Daar laten we je kennis mee maken!

 

Wat is Business Intelligence?

Laten we allereerst maar eens de vraag ‘Wat is Business Intelligence?’ tackelen. Business Intelligence (BI) is een verzameling bedrijfsprocessen en -technologieën die jou en je collega’s kunnen helpen bij de dagelijkse besluitvorming. BI wordt om die reden vaak gebruikt door bedrijfseigenaren, managers, leidinggevenden, IT-specialisten en vele anderen om toegang te krijgen tot bepaalde gegevens en om beslissingen te nemen die hun team en/of organisatie zullen verbeteren. De betekenis van BI is beknopt samengevat dus een technologie die je helpt om betere beslissingen te nemen, maar hoe dan?

 

De betekenis van BI op besluitvorming

Als organisatie verzamel je tijdens de dagelijkse werkzaamheden ontzettend veel data over allerlei interne, maar ook externe zaken. Tegelijkertijd is deze data niet inzichtelijk om hier bruikbare informatie uit te halen en dat is precies waar BI betekenis biedt. BI zet namelijk deze grote hoeveelheden verzamelde data om in inzichtelijke informatie die jij kan gebruiken voor besluitvorming. Zodoende is de betekenis van BI voor bedrijven dat voorheen ‘onbruikbare’ data ineens aan de hand van verzameling, analyse en overzicht belangrijk wordt om mee te nemen in bedrijfsprocessen en -beslissingen. Wat kan je er dan concreet mee? Nou, het volgende:

• Betere beslissingen nemen op basis van meetbare en concrete inzichten en cijfers;
• Gemakkelijker hoofd- van bijzaken onderscheiden;
• Antwoorden op interne vragen uit de data halen;
• Gegevens vergelijken en contrasteren;
• Informatie uit verschillende bronnen combineren;
• De technologie voor meerdere afdelingen inzetten, zoals HR of finance.

Uiteindelijk gaat de inzet van BI om het stellen van vragen en het krijgen van antwoorden op deze vragen. Uiteraard wil je hierbij wel kunnen vertrouwen op de antwoorden die de technologie geeft. BI stelt je daarom in staat om gegevens vanuit verschillende perspectieven te bekijken, zodat je ze kan vergelijken en contrasteren met andere informatie of gegevens uit verschillende bronnen kan combineren om trends en patronen in je bedrijf te ontdekken.

Zo helpt BI je bijvoorbeeld met het beantwoorden van vragen als:

• Hoe staat het ervoor met de bedrijfsdoelstellingen?
• Tegen welke problemen loopt afdeling X aan?
• Wat is het gedrag van openstaande debiteuren en crediteuren?

BI geeft je bovendien de mogelijkheid om belangrijke inzichten op een begrijpelijke manier te visualiseren, zodat iedereen in je team begrijpt wat er op een bepaald moment met hun werk gebeurt – van verkoopcijfers tot klantenservice gesprekken of zelfs de hoeveelheid koffie die er op het kantoor wordt geconsumeerd.

 

Het verschil met AI

Nu we scherp op het netvlies hebben wat BI is en welke toegevoegde waarde het voor jouw organisatie kan hebben, is het tijd om BI eens te vergelijken met de in populariteit groeiende term AI. BI en AI zijn namelijk beide tools voor gegevensanalyse, maar ze verschillen wel degelijk in hun doel en inzet.

 

BI: Een passief systeem

BI wordt gebruikt om data inzichtelijk te maken en te visualiseren in rapporten die door leidinggevenden worden gebruikt om beslissingen te nemen. Het is een passief systeem, wat betekent dat het zelf geen beslissingen neemt – het levert alleen informatie op basis van bestaande (eigen) data die je kan gebruiken bij het nemen van beslissingen.

 

AI: Een actief systeem

AI is daarentegen een actief systeem dat eigen beslissingen neemt op basis van wat het leert uit eerdere ervaringen, net zoals mensen leren door trial-and-error. Een voorbeeld hiervan is het Alexa-apparaat van Amazon dat AI gebruikt om spraakcommando’s te begrijpen, zodat gebruikers op een natuurlijkere manier met het apparaat kunnen communiceren dan wanneer ze zelf tekst in het apparaat zouden typen.

Hoewel BI en AI dus andere systemen zijn, kan je ze prima gecombineerd inzetten binnen jouw organisatie. Neem bijvoorbeeld informatie over klantgedrag. Op basis van BI heb je inzichtelijke (historische) gegevens over het gedrag van je klanten en op basis hiervan zou je vervolgens AI kunnen inzetten voor predictieve cijfers om toekomstig gedrag te voorspellen op basis van beslissingen die jij en je team nemen.

 

BI-oplossingen uit de praktijk

Waarschijnlijk heb je inmiddels dankzij alle bovenstaande informatie een goed beeld van BI, maar mogelijk kunnen we je nog iets meer verduidelijken over hoe BI oplossingen er in de praktijk dan uitzien. Met onderstaande voorbeelden proberen we je daarom een idee te geven over welke soorten gegevens er binnen organisaties gebruikt kunnen worden in combinatie met diverse BI-tools, zoals PowerBI.

Voorbeeld 1: Sales forecasting: Stel je voor dat je in de schoenen van een Sales Manager staat en verantwoordelijk bent voor het voorspellen van de verkoop van je diensten. Met behulp van BI kan je historische verkoopgegevens combineren met gegevens over economische trends, concurrentie-informatie en andere factoren om een accuraat beeld te krijgen van de toekomstige verkoop. Dit stelt je in staat om realistische doelen te stellen voor inkomsten en betere beslissingen te nemen over de toekomstige werkdruk bij collega’s.

Voorbeeld 2: Analyse naar de klantervaring: Als bedrijf wil je uitstekende relaties opbouwen en onderhouden met jouw klantenkring. BI kan je helpen om beter inzicht te krijgen in de behoeften en wensen van je klanten. Door analyses uit te voeren op de klantgegevens in CRM-systemen, is het mogelijk om te bepalen welke aspecten van de klantervaring het belangrijkste zijn voor klanttevredenheid. Op basis hiervan kan je jouw dienstverlening en productassortiment aanpassen aan de wensen van jouw klanten.

 

Aan de slag met Business Intelligence

Heb je een helder beeld van BI en ben je enthousiast geworden om deze technologie bij jou op de werkvloer toe te passen? Dan zal aanvullende informatie over bijvoorbeeld visualisatie en rapportage noodzakelijk zijn om écht aan de slag te kunnen gaan met inzichtelijke informatie. Volg daarom de training BI Datavisualisatie en ontdek de kracht van toonaangevende BI-tools en ontwikkel rapporten voor waardevolle inzichten!

Als een pro aan de slag met Business Intelligence