Stuur boodschappen in plaats van informatie

Je kent het vast wel: Zo’n vergadering met een gortdroge, langdradige presentatie vol feiten, cijfers, excelsheets en oneindige bulletpoints. Saai! Alsof dat nog niet genoeg is, volgen er oeverloze discussies over onbelangrijke details en wordt er uiteindelijk helemaal niets bereikt. Behalve dan dat je met tegenzin de volgende meeting in gaat. Klinkt het je bekend in de oren? Wat we ons niet beseffen is dat die onnodige discussies een direct gevolg zijn van de manier waarop we presenteren. Dat kan natuurlijk anders, maar hoe?

 

Begin met het einddoel voor ogen

Ineffectieve meetings die nergens heen gaan, worden vaak veroorzaakt doordat de inleidende informatie niet doelgericht gepresenteerd wordt. Het is vaak een droge opsomming van allerlei feiten, zonder context en focus. Dat is een perfecte uitnodiging om over ieder willekeurig detail in discussie te gaan.

Bouw je presentatie doelgericht op met een specifiek resultaat voor ogen. Het is de belangrijkste vraag die we vergeten te stellen bij het maken van een presentatie: Wat wil ik eigenlijk bereiken? Waarom geef ik deze presentatie, voor deze groep mensen en bij deze gelegenheid? Wat is mijn doel?

De vraag die jij jezelf het beste kan stellen is: Wat is de ideale uitkomst als resultaat van de presentatie? Je wil een bepaalde beslissing, dialoog of ontmoeting, een gedachte meegeven, inspireren met een bepaald idee of misschien wel heel direct dat het publiek jouw product of idee gaat afnemen. Hoe specifieker jij het gewenste resultaat kan definiëren, des te gerichter ben je in staat om jouw presentatie daarop in te richten.

 

Bouw je presentatie op met boodschappen

Nu je jouw doel helder voor ogen hebt kan je gaan bedenken welke boodschappen jij moet overbrengen om mensen naar jouw doel te bewegen. Belangrijk om te weten is dat mensen losstaande feiten en details slecht kunnen onthouden en interpreteren. Waar we juist heel goed in zijn, is het onthouden en begrijpen van verhalen. Waarom? Een verhaal creëert context waarin feiten en details een plaats krijgen. Als je begint met een hele rits feiten, dan gaat de luisteraar daar zelf invulling aan geven. Tegen de tijd dat jij die feiten samenbrengt in een conclusie, zijn de gedachten van het publiek al lang afgedwaald. Met als resultaat dat niemand nog echt luistert en je vragen en meningen over de afzonderlijke feiten krijgt, gevolgd door eindeloze discussies.

Door je presentatie op te bouwen vanuit boodschappen, creëer je eerst context en een verhaal. Dat geldt voor zowel het publiek als jouzelf. Begin daarom met het opschrijven van korte, concrete boodschappen, bijvoorbeeld: (a) Er is een groeiend probleem in ons bedrijf. (b) Er zijn drie mogelijke oplossingen. (c) Om daar tussen te kiezen zijn er een paar belangrijke zaken om af te wegen. (d) Ik wil jullie vragen deze afwegingen te maken en een oplossing te kiezen. Zo simpel als dat. Het is de minimale vorm van je presentatie.

 

Gebruik alle details die je boodschap ondersteunen

Maar deze boodschappen zeggen toch helemaal niets? Dat klopt! De inhoud of betekenis wordt gecreëerd door de informatie, feiten en details die je eraan toevoegt. Die simpele boodschappen zorgen er echter voor dat je alleen maar die details hoeft toe te voegen die jouw boodschap onderschrijven. Als informatie niet ondersteunend is aan de boodschap, laat het dan weg. Het is dan niet relevant in het bereiken van jouw doel. De kracht zit er juist in dat je vanuit die simpele basis een presentatie kan uitbreiden van één minuut, naar drie, tien of vijftien minuten, zonder dat jij en je publiek de draad van jouw verhaal kwijt raken. Dat is veel makkelijker dan andersom. Het gaat er uiteindelijk om dat je alles weglaat wat niet bijdraagt aan jouw doel. Je hoeft niet ieder mogelijk argument of detail dat functioneel kan zijn te gebruiken. Less is more, blijf daarom bij de essentie.

Wat je zal zien, is dat je presentaties veel scherper en pakkender worden en dat het gesprek dat er op volgt gefocust blijft op het doel dat je wil bereiken. Zo zal je zien dat er iets concreets uit de vergadering komt.

 

Presenteren met Impact en Overtuiging

Het doel en de opbouw van je presentatie zijn slechts één aspect van een presentatie die van begin tot eind boeit en overtuigt. In de tweedaagse training Presenteren met Impact en Overtuiging leer je niet alleen hoe je focus aanbrengt, maar ook hoe je storytelling, beeldgebruik en jouw fysieke presentatie effectief inzet om de boodschap over te brengen.