Inmiddels het nieuwe normaal: online samenwerken. Van vergaderingen tot trainingen. Ben jij er al aan gewend? Of gaat het je soms nog wat moeizaam af? Het is online moeilijker om je aandacht erbij te houden dan offline. Maar je kunt een aantal dingen doen om te zorgen dat je een doeltreffende, succesvolle digitale meeting hebt. We geven je tien tips voor het voorbereiden, soepel laten verlopen en het afronden van jouw meeting.
Bron: Newsweek en input van Competence Factory teamleden en trainers
Vóór de digitale meeting
1. Bereid je meetings goed voor
Bereid je (digitale) meetings goed voor en vraag dat ook aan je mededeelnemers. Met een goede voorbereiding zorg je voor focus en houd je het kort. Zorg ook goed voor jezelf: pak iets te drinken en laat mensen in je omgeving weten dat je een meeting hebt en dus niet gestoord wilt worden.
2. Goede techniek en beeld
- Schaf een goede microfoon aan en investeer in een externe camera. Dit verbetert de kwaliteit van de meeting vaak enorm. Je kunt dit ook aan je online mededeelnemers vragen.
- Herstart je computer voor je meeting. Je interne geheugen kan namelijk effect hebben op je geluid.
- Zorg dat je niet met tegenlicht voor de camera gaat zitten. Je online gesprekspartners zien dan je ogen niet en kunnen uitdrukkingen en non-verbale signalen niet goed lezen. Dat maakt de meeting vermoeiender.
- Zet de camera recht voor je of zelfs iets verder naar boven en ga op een redelijke afstand zitten. Je kijkt liever niet tegen elkaars onderkin aan of iemands mond in.
- Probeer tijdens de meeting in de camera te kijken.
- Check dat je niet teveel omgevingsgeluid hebt en zorg voor goed licht.
3. Creëer de ideale ruimte
Zorg ervoor dat de ruimte waarin je zit er verzorgt uitziet. Kunst aan de muur of wat planten kan al een groot verschil uitmaken. Je kunt ook kiezen voor een virtuele achtergrond.
4. Zorg voor een goede groepsgrootte en voor groepsintimiteit
Het creëren van een ‘band’ is essentieel voor een prettige en efficiënte ervaring. Ook online, juist online. Het schijnt dat je met vier tot zes mensen het beste kunt samenwerken en genoeg aandacht aan elkaar kunt geven.
5. Stel doelen aan je meeting
Zorg dat je helder hebt wat het doel van de meeting is. Wat wil je bereiken? Kun je dat niet helder krijgen, dan heeft een meeting weinig zin. Is het een ingewikkeldere meeting waarbij je misschien iets vertelt wat niet iedereen leuk vindt? Bereid je dan alvast voor op verschillende reacties, zodat je klaar bent om daar goed mee om te gaan.
Tijdens de meeting
6. Koetjes en kalfjes
Zorg voor een ontspannen start van de meeting. Maak een grap of haak ergens in op een actualiteit of een gezamenlijke belangstelling. Zo zorg je dat iedereen een relaxte lift-off heeft.
7. Houd het kort en probeer te inspireren
Probeer je mededeelnemers met korte onderbouwing te inspireren en te overtuigen van jouw punt. Zo voorkom je dat men minder goed luistert, omdat je een te langdradig verhaal ophangt. Inspireer met leuke, interessante en relevante zaken.
8. Volle aandacht voor de meeting
Een digitale meeting vergt net als alle andere meetings je volle aandacht. Zorg dat je niet afgeleid kunt worden en zet je telefoon op stil. Geef mensen ruimte voor vragen en luister goed.
9. Stel iedereen op hun gemak
De beste meetings, online of offline, zijn die waarbij iedereen zich op zijn of haar gemak voelt. Wanneer iedereen zich gehoord voelt en er wederzijds respect is. Ook al ben je het niet eens met een van je online gesprekspartners, is het belangrijk dat je iedereen serieus neemt. De non-verbale signalen zijn moeilijker te lezen, dus weet je niet altijd wat een reactie precies betekent. Vul dat ook niet te snel in. Laat zien dat je goed luistert en reageer op wat de ander te vertellen heeft. Zorg dat je jezelf blijft en probeer de spreektijd van iedereen goed te verdelen, zodat jullie allemaal een moment krijgen om je verhaal te doen.
Na de meeting
10. Maak een samenvatting
Het scheelt dat je geen reistijd hebt, maar gebruik die tijd juist voor de voorbereiding en vooral de ‘nabereiding’. Maak tijdens de meeting aantekeningen van de belangrijkste zaken en giet deze achteraf in een duidelijke samenvatting met actiepunten en conclusies. Mail die naar alle mededeelnemers en vraag nog even of je iets gemist hebt. Dit toont dat je aandacht hebt gehad en iedereen serieus neemt.
Tip! Stuur deze tips/etiquette vóór een meeting naar je mededeelnemers op. Zo is iedereen op de hoogte van wat er van ze verwacht wordt en zorg je voor een efficiënte, succesvolle meeting.
5 tips om je online meetings wakker te houden
Eerder schreven we ook al over vijf manieren om je online meetings interactief en wakker te houden. Wanneer je alle tips combineert kun je er zeker van zijn dat jij een killer digitale meeting organiseert!
