Samenwerken op afstand: misschien is het wel het nieuwe normaal. Voorlopig zitten we er in ieder geval nog even aan vast. Sommige mensen vinden het heerlijk, anderen gaat het iets minder makkelijk af. Online meetings kunnen soms langdradig en saai worden. Maar dat hoeft niet! Er zijn verschillende manieren om een digitale meeting interessant en interactief te houden. Trainer Yuen Yen Tsai geeft je 5 tips om je online meetings een boost te geven.
1. Timeboxen
De tijd vliegt als tijdens online meetings. Of gaat-ie juist heel traag? Om je besef van tijd (en dat van je meetingspartners) scherp te houden, kun je een gemeenschappelijke klok toevoegen. Je kunt dan afspraken met elkaar maken over pauzes, spreektijd, leestijd en meer. Bijvoorbeeld zo:
- Bestudeer dit artikel 5 minuten in stilte, daarna hebben we 10 minuten om met elkaar de belangrijkste punten uit te wisselen.
- Bespreek dit onderwerp 10 minuten in een subgroepje, vervolgens bespreken we het 10 minuten plenair.
- Iedereen krijgt 1 minuut om zijn of haar punten toe te lichten.
Vergeet ook niet om van te voren pauzes te communiceren, variërend van 5 tot 10 minuten per uur. Zo zorg je ervoor dat je met elkaar, binnen de beschikbare tijd, je online meetings zo efficiënt en doeltreffend mogelijk maakt.
2. Geef elkaar de ruimte
Op een beeldscherm kun je niet altijd zien waar iemand met zijn of haar gedachten is. Gun elkaar tijd en ruimte, zodat gedachtes zich echt kunnen vormen. Kijk daarna naar de bijpassende communicatie om die gedachten expliciet te maken. Dit kan in woorden, maar ook in beeld!
3. Samen nieuwe tools ontdekken en proberen
Het aanbod aan digitale tools heeft het afgelopen jaar een sprong gemaakt. Zo kun je een platform voor videoconferencing zoals Zoom of Teams makkelijk combineren met Office-applicaties als Word en Excel. Maar ook Mural en Miro zijn tools die jouw samenwerkproces goed kunnen ondersteunen.
Samenwerken kan de komende jaren op steeds gevarieerdere manieren. Denk aan combinaties van online en offline, of vormen waarbij vroege vogels en nachtuilen elkaar vinden. Maar ook aan combinaties van tekst met beeld, video’s en tekeningen. Dit maakt samenwerken stukken leuker, al gaat het er natuurlijk ook om dat jouw communicatie z’n doelen haalt. Experimenteer dus samen welke tools voor je team werken.
4. Denk hardop en vraag om hulp
Tijdens je meeting in de knoop met de technologie, of op zoek naar een bepaalde setting of een tabblad? Vertel dit hardop. Mensen weten dan waar je mee bezig bent, en dat creëert rust. En die rust, of misschien zelfs aanmoediging of geruststelling, verlaagt weer je eigen stress. Je kunt anderen tijdens een meeting ook vragen om je te helpen met iets eenvoudigs, zoals een wekker zetten voor de pauze, of het bepalen van een spreekvolgorde. Hulp vragen vergroot de betrokkenheid van je team, en versterkt het gevoel dat je de klus samen klaart.
5. Gebruik creatieve en interactieve werkmethoden
Bijvoorbeeld een brainstorm, waarbij je met het team een grote hoeveelheid ideeën genereert om de beste uit te kiezen. Of varianten daarop: een ‘question storm’, om tot de juiste vraag over een bepaald thema te komen. Of een ‘assumption storm’, om onderliggende veronderstellingen over het thema helder te krijgen.
Pre-COVID19 leek het in offline meetings vaak om ‘zenden’ te gaan, en dat blijkt niet altijd effectief. Door creatieve methoden en technieken in te zetten, kun je je vergaderingsdoelen op een efficiënte manier bereiken. Dat geldt ook (misschien juist) voor online meetings!
Over Yuen Yen Tsai
Yuen Yen is een zelfstandige facilitator Design Thinking, met werkervaring in de ICT-sector, rijksoverheid en serious gaming. Ze is klassiek en universitair geschoold, maar heeft misschien wel meer geleerd van kansen pakken, proberen en – vooral – falen. Tijdens haar trainingen vertelt ze in geuren en kleuren over haar eigen missers. Verder laat ze zien hoe je met een play-mindset en een lichte, luchtige aanpak Design Thinking leert kennen en toepassen. Jij weet al heel veel. Yuen Yen helpt je dat eruit te halen, en iets concreets te creëren. Zo word je de eigenaar van je eigen leerproces en resultaten.
Meer leren
Wil jij met je team leren om effectiever en beter online te werken? Dan is de training Hybride Samenwerken iets voor jou. Yuen Yen leert je handige tips en trucs om ‘hybride werken’ soepel te laten verlopen. Ook te volgen als online masterclass.
