Hoe krijg je medewerkers mee in veranderingen en hoe zorg je ervoor dat men niet terugvalt in oude gewoontes? Dat is in het kort waar change management, of veranderingsmanagement, over gaat. Als organisatie wil je namelijk vooroplopen en boven je concurrenten uitstijgen. Verandering is dan onvermijdelijk en zelfs noodzakelijk, want verandering zorgt voor ontwikkeling en groei. Je hebt twee verschillende manieren waarop er veranderd kan worden: gepland of spontaan en een organisatie ondervindt doorgaans vier verschillende fasen tijdens het implementatieproces. Wat is change management en hoe zit het change management proces in elkaar? We vertellen je er meer over.

Wat is change management?

Change management, of veranderingsmanagement, is het proces van het continu veranderen van de structuur en werkwijzen in een organisatie. Om deze veranderingen goed en succesvol te implementeren kan nog best een uitdaging zijn. Het is namelijk heel belangrijk dat de hele organisatie de verandering omarmt en zich aanpast. 

 

Waarom change management?

Change management helpt jouw organisatie om voorop te lopen en nieuwe werkwijzen succesvol te implementeren. Denk bijvoorbeeld aan een lean productie, waarmee je de efficiëntie verhoogt, het herstructureren en optimaliseren van bedrijfsprocessen, door bijvoorbeeld agile te werken en het verhogen van de effectiviteit van je medewerkers door te scrummen.

>> Lees hier meer over de termen agile, scrum, lean en lean startup.

 

De 4 fasen van het change management proces

Wanneer je (grote) veranderingen wilt doorvoeren in je organisatie stuit je meestal op weerstand. Maar veranderingen kun je niet negeren. Niet als je mee wilt gaan met de tijd en je concurrentie voor wilt blijven. Als manager moet je verandering omarmen en verschillende fasen doorgaan om je medewerkers mee te krijgen. Alleen wanneer iedereen de verandering accepteert, zullen ze gemotiveerd verder gaan. Doorgaans doorloopt een organisatie de volgende 4 fasen bij veranderingen:

 

• De ontkenningsfase

Wellicht herkenbaar: ontkenning. Uit angst om veiligheid en behoeften te verliezen, wordt verandering vaak eerst ontkent door medewerkers in een organisatie. Een gevoel van schok. Vaak negeren de medewerkers het onderwerp, zijn ze afwezig tijdens vergaderingen en doen ze alsof de verandering er niet aankomt of niet voor hen geldt. 

 

• De weerstandsfase

De volgende fase die aanbreekt, is de weerstandsfase. Deze is misschien wel het lastigst, maar ook het belangrijkst. De verandering is aanvaard door de medewerkers, maar ze zijn het er niet mee eens en wijzen het af. Als ze niet actief willen meewerken aan de verandering of het zelfs tegenwerken, zal dit het proces vertragen. 

 

• De verkenningsfase

De weerstand heeft de organisatie niet tegengehouden en in deze fase beginnen de meeste medewerkers zich te oriënteren. Ze realiseren zich dat de verandering hoe dan ook gaat plaatsvinden. Ze kijken nu naar de toekomst en gaan op zoek naar nieuwe verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat je als manager scherp blijft en zorgt dat de medewerkers zich gehoord en serieus genomen voelen. Zo voorkom je dat ze terugvallen naar de tweede fase: ontkenning. Je moet bereid zijn om nieuwe ideeën te horen en eventuele problemen op te lossen. 

 

• De acceptatiefase

Zodra de verandering geaccepteerd is, kan deze geïmplementeerd worden. De hele organisatie omarmt het. Doordat de medewerkers zich verbonden voelen, zal de productiviteit en motivatie toenemen. Ook hun gevoel van eigenwaarde gaat omhoog, wat de relatie tussen de managers en medewerkers sterker maakt. Het kan nog steeds zijn dat er mensen zijn die het niet met alles eens zijn, maar ze begrijpen en accepteren wel het grotere doel en bewegen dus mee.

 

Verandering is nu eenmaal onvermijdelijk, voor elke organisatie. Het veroorzaakt soms pijn en angst bij medewerkers, maar uiteindelijk is beweging nodig om vooruit te komen. Als je je doelen wilt behalen, moet je zorgen dat je de verschillende fasen zo soepel mogelijk doorloopt. Dit doe je door goed voorbereid te zijn en mogelijke obstakels alvast in kaart te brengen en zoveel mogelijk te voorkomen. Je wilt zo snel mogelijk naar de acceptatiefase bewegen. Zorg er altijd voor dat je klaarstaat voor de medewerkers om te luisteren en ze te begrijpen. 

 

Het change management proces

Zoals we eerder al zeiden, zijn er twee manieren waarop je jouw organisatie kunt veranderen: gepland of spontaan. Afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie, kies je een van de methodes uit.

 

Gepland veranderen

Deze methode wordt meestal gebruikt in organisaties waar behoefte aan controle is. Je legt hierbij van te voren zo nauwkeurig mogelijk vast welke procedures en werkinstructies er nodig zijn. Wanneer je kiest voor gepland veranderen, ga je met de volgende punten aan de slag:

 

• Je bepaalt welke afdelingen en functies bij de verandering betrokken zijn;
• Je stelt vast op welke werktijden de betrokkenen beschikbaar moeten zijn;
• Je stelt concrete doelstellingen vast;
• Je ontwikkelt een systeem om de resultaten te meten en organiseert bijeenkomsten om de voortgang te bespreken.

 

Spontaan veranderen

Hierbij staan creativiteit en aanpassingsvermogen centraal. Er wordt gestuurd op verantwoordelijkheidsgevoel en vertrouwen boven controle. Als er spontaan veranderd wordt, is dat een proces dat vanzelf ontstaat in de organisatie. Dit is minder stuurbaar dan gepland veranderen, want het gebeurt namelijk zonder vooraf uitgestippeld plan. Het sluit ook aan op de chaostheorie, complexiteitsdenken en het zelforganiserende vermogen van organisaties. Wanneer je voor spontaan veranderen kiest, ga je met de volgende punten aan de slag:

 

• Je laat de manier om problemen op te lossen compleet vrij;
• Je onderzoekt welke externe partijen/bevoegdheden er nodig zijn;
• Je streeft naar continue verbetering.

 

De chaostheorie

Chaos betekent ordeloosheid, gebrek aan structuur, anarchie en een warboel. Maar als je het aan een wetenschapper vraagt, zegt deze dat het voor onvoorspelbaarheid staat. De chaostheorie stelt dat kleine afwijkingen of veranderingen, grote, onvoorspelbare gevolgen kunnen hebben. Binnen de wiskunde is de officiële naam: deterministische chaos. Die stelt dat de schijnbare wanorde toch exact bepaald is en geordend tot stand komt volgens een algoritme. Zelfs de grootste wanorde is gebonden aan deze regels. De chaostheorie is de theorie die naar wetmatigheden zoekt in een schijnbaar chaotisch systeem.

 

Complexiteitsdenken

Het begrip complexiteit betekent iets als ‘onoverzichtelijk’, of ‘niet direct onder controle’. Dit vinden we soms moeilijk te accepteren en geeft ons rusteloosheid en onzekerheid. Maar de kunst is juist om de complexiteit te omarmen. We hoeven niet alles te begrijpen om het te kunnen veranderen. Complexe systemen of situaties hoef je niet altijd te analyseren of redeneren. Aanvaard de complexiteit en vlieg het op een andere, creatieve manier aan.

 

Zelforganiserend vermogen

Wanneer er balans is tussen de draaglast en de draagkracht, spreken we van zelforganiserend vermogen. Het begrip draaglast staat voor de tegenslagen die iemand in zijn privé leven ervaart: financiën, wonen, lichamelijke gezondheid, relaties etc. Draagkracht staat voor het vermogen dat iemand heeft om met problemen om te gaan en deze op te lossen.

Wanneer je organisatie zelforganiserend is, stimuleer je het vertrouwen in je medewerkers. Je kiest namelijk voor het vertrouwen van je medewerkers in plaats van het beheersen en controleren. Je denkt samen na over werk, in plaats van dat je voor ze nadenkt. Over het algemeen stimuleert een zelfsturende organisatie gelukkige medewerkers. 

 

Meer leren over change management

Benieuwd hoe jij je organisatie effectief en duurzaam kunt veranderen, om er zo voor te zorgen dat je je concurrentie voor blijft? Bekijk al onze change management trainingen en opleidingen.